我之前也遇到过类似的情况，在上岸的时候一心只想着终于可以解放了，并没有想到档案的事情，直到大四下学期学校催的时候才意识到这东西还挺麻烦的。

今天把转档案的事情从头到尾理一遍，包括需要哪些材料、找谁办理、什么时间点做些什么，看完之后直接按照上面的去做就可以了。

档案是什么，现在的档案在哪里

首先弄明白的一件事就是：你本科期间的学生档案一直都在你所就读的本科院校里，通常由该校的学生处、档案馆或者院系教务办公室来管理。你自己是拿不到的，也不允许个人经手。

档案里所包含的内容有：高考录取名册、本科成绩单、学籍登记表、毕业生登记表、体检表、党团关系材料、奖惩记录等等。这些内容在你研报的时候会被录取学校进行核实。

保研转档案的整体流程

流程其实很简单，就是三步：录取学校发出调档函→你拿着调档函到本科学校办理→本科学校把档案寄给录取学校，但是每一处都需要注意细节。

第一种方式就是等录取通知书下来之后，再由学校发出调档函，你在推免系统里确认录取之后，录取学校会在某个时间点给你发出调档函，也就是调取档案函商调函。

发放的形式有两种：

一种是电子版

学校把PDF发到你的邮箱或者录取系统里，你再自己下载、打印，另外一种是纸质版，学校会直接寄送到你的本科院校或者你的收件地址。

具体是怎样的方式、什么时候发出，要根据录取学校的要求来定，有的学校在12月到次年1月就发了，有的要在下一年的3-4月份才发。录取通知书上或者是研究生院官网都会写明，如果你一直没有收到调档函的话，可以主动联系录取学校的研究生院招生办询问一下。

第二步就是拿着调档函到本科学校去办理

拿到调档函之后，你就要到本科院校办理档案转递的相关事宜了，根据学校的不同，去的部门也不同，常见的有：

学生处/学工办、档案馆、院系教学秘书，可以打电话或者发邮件向学校询问一下该部门属于哪个部门管理。

办理的时候一般要准备以下材料：

1、调档函原件，也可以是电子版打印出来的，只要有录取学校盖章就行
2、身份证原件和复印件
3.、学生证
4、录取通知书复印件（部分学校要求提供）
5、本人签字的档案转递申请表，有些学校有自己的模板需要填写

有的学校会要求你在校内系统中进行一个线上的审批流程，并填写档案去向的信息，因此要提前询问清楚流程，不能到窗口的时候发现缺少一个系统里的审批。

第三步是本科学校把档案寄出去

材料审核通过之后，本科学校就会用机要或者EMS的方式把档案送到录取学校的手中。

几个注意点：

档案不能私自携带，不管你怎么觉得方便，学校都不会批准你个人携带，走机要或者EMS的安全通道，这是规定，寄出之后要得到一个寄送回执或者快递单号，并且要自己记下来，如果在途中出现问题的话也可以进行追踪，寄出之后要主动联系录取学校的研究生院，确认是否已经收到了，不要等到报到的时候才发现档案丢失了。

时间节点一览

不同的学校时间安排不尽相同，但是大体上都是这样的：

10月到12月：推免录取确认完毕之后等待录取学校的后续通知

12月到次年4月之间陆续收到调档函（各个学校之间差别很大）

第二年四月到六月，本科学校会集中办理毕业生档案的转递

次年的六月到七月之间，档案寄出，录取学校签收

第二年八月到九月：新生报到，学校核对档案

大部分本科学校会集中在毕业季的时候集中处理档案寄送的事情，也就是六七月份，如果你被录取的学校要求你在四月份之前把档案转过去的话，那么你就需要和本科学校进行单独的沟通，看能不能够提前办理。

容易出问题的地方

问题一：调档函上填写的信息有误，例如名字少了一个字或者身份证号少了一位数字，这样的情况本科学校是不会给办理的。要和录取学校的招生办取得联系，重新开具一份。因此在收到调档函的时候要立即核对信息是否准确。

问题二：党组织关系转接时，档案一起转递，但是你的党组织关系也要跟着转，有些学校档案和组织关系是一起走的，有的则要你自己单独去办理介绍信。提前询问清楚。

问题三：档案缺少材料，有些同学转出去之后被录取学校退回来说缺少某项材料，常见的有毕业生登记表没有填写、本科成绩单没有教务处盖章，在大四下学期毕业之前才会把所有的材料都准备好，保证所有的毕业手续都办妥之后再把档案寄给学校。

问题四：跨省转档的时间很长，如果本科和录取学校不在同一个省份的话，走机要通道可能会有2-4周甚至更长的时间。留出足够的时间，不要在报到前最后几天才寄。

保研上岸之后转档案的事情其实也就是三步

等待调档函、到本科院校办理手续、等待寄达确认，材料不复杂，流程也不难，但是时间节点不能拖延。

最核心的一条建议就是，在收到录取通知书之后就立刻着手准备这件事情，提前打听清楚本科院校的办理机构以及具体程序，以及被录取学校何时进行档案调动，有问题的地方一定要及时询问、打电话。不要等到被催的时候再跑，那时人多排队不说，万一缺少材料还要往返折腾的话就更耽误时间了。

档案是平时看不见摸不着的东西，但是到了关键的时候出现问题，就会对你的入学资格造成影响，所以要认真的对待，一次性解决。